HMS HÅNDBOKEN
Under finner dere en oversikt over Oslo Lunsj sin HMS håndbok for 2023. Håndboken er dynamisk og alle ansatte må bidra til at helse, miljø og sikkerhet er ivaretatt på en optimal måte i virksomheten.
Introduksjon - om HMS
Gode og sikre arbeidsvaner, klare ansvarsforhold, godt samarbeid, ryddige lokaler samt sikre produkter og tjenester gir kvalitet i arbeidet og bedre resultater.De beste resultatene kommer med systematiske forbedringer, ikke ved skippertak. Det lønner seg å gjøre arbeidet riktig første gang. Det er bedre og billigere å forebygge enn å reparere. «Systematisk arbeid» er derfor et nøkkelbegrep innen HMS. Formålet med systematisk HMS-arbeid er blant annet å oppnå forbedringer i arbeidsmiljøet og å forebygge skader.Det er viktig at alle deltar aktivt i arbeidet, samtidig som arbeidsgiver har det overordnede ansvaret.Viktige forutsetninger for å få HMS- arbeid til å fungere i hverdagen, er at arbeidsgiver har fokus på å utvikle arbeidsmiljøet, og at arbeidsgiver involverer sine medarbeidere.Et viktig hjelpemiddel er opplæring i systemet og rutinene for ansatte. I tillegg skal arbeidsgiver sikre at eventuelle verneombud, AMU- representanter, brannvernleder og arbeidsgiver selv har gjennomgått nødvendig opplæring. Opplæringen skal dokumenteres og fremvises ved et eventuelt besøk fra tilsynsmyndighetene.
Krav til HMS-system

Internkontroll betyr systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid.

Systematisk HMS-arbeid skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø-, og sikkerhetslovgivningen.

Systematisk HMS-arbeid innebærer at det skal lages gode rutiner rundt arbeidsmiljøutfordringer som er i virksomheten. Dette skal i henhold til krav i Arbeidsmiljølovens paragraf 3.1 gjøres i samarbeid med de ansatte.

Kravene om systematisk HMS-arbeid finner du i arbeidsmiljølovens paragraf 3.1 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og  sikkerhetsarbeid i virksomheter (HMS-forskriften).

Hvordan lykkes vi med systematisk HMS-arbeid?

Formålet med vårt systematiske HMS-arbeid er blant annet å forbedre arbeidsmiljøet og forebygge skader. Nøkkelord for å lykkes med dette er:

      1. Gode arbeidsvaner
      2. Klare ansvarsforhold
      3. Godt samarbeidsklima
      4. Systematikk, struktur, ryddighet og god dokumentasjon
      5. Opplæring
      6. Reell prioritering av HMS
      7. Medarbeiderne får muligheten til å engasjere seg i arbeidet
      8. Systemet er tilpasset Oslo Lunsj AS og er ikke laget unødvendig omfattende eller for komplisert
      9. HMS-arbeid ses på som en kontinuerlig prosess, og at rutinene gjennomgås og revideres til faste tider.
Hvordan går vi frem?

I oversikten under er en enkel fremstilling av hvordan systematisk HMS arbeid kan ses på som en prosess bestående av fire faser: Systematisk HMS-arbeid i fire faser

      1. Igangsette Arbeidsgiver tar initiativ til forbedringsarbeidet.
        For å få et godt         resultat, er det viktig å involvere de ansatte. Før arbeidsgiver går i gang med kartlegging, undersøkes hvilke lover og forskrifter som gjelder for virksomheten. På www.regelhjelp.no kan arbeidsgiver enkelt finne hvilke krav som gjelder ved å taste inn navnet på virksomheten eller organisasjonsnummeret.
      2. Kartlegge
        Neste skritt er å kartlegge hva som er bra og hvilke forbedringspunkter vi har i virksomheten. Det er også et krav å kartlegge hva som kan være farlig og/eller skadelig hos oss.
      3. Planlegge og prioritere tiltak.
        Kartleggingen gir oversikt over forbedringsområder. Deretter lager vi en plan som viser hva som skal gjøres, av hvem og når.
      4. Følge opp
        Arbeidsgiver må sørge for at det vi har bestemt å gjøre, blir fulgt opp og gjennomført.
HMS-systemet

HMS-forskriften § 5 beskriver innholdet i det systematiske HMS-arbeidet og kravene til dokumentasjon.

Denne paragrafen danner grunnlaget for hele arbeidet og kan i stikkordsform oppsummeres på følgende måte:

    • ha oversikt over de krav som gjelder for virksomheten
    • gi opplæring i HMS-systemet
    • sørge for at arbeidstakerne medvirker
    • fastsette mål for HMS-arbeidet
    • ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver ogmyndighet for arbeidet med HMS er fordelt
    • kartlegge og vurdere farer og problemer, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene
    • ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav i HMS-lovgivningen
    • håndtere problemer og feil (avvik)
    • gjennomgå og revidere HMS-systemet

Det systematiske HMS-arbeidet gjennomføres ved å kartlegge arbeidsmiljøet og lage en oppfølgingsplan med tiltak for å utvikle miljøet eller rette opp feil og mangler. Gjennomgangen av det fysiske arbeidsmiljøet bør foretas av ansvarlig leder og verneombudet i det enkelte verneområde. Kartleggingen og gjennomgangen blir gjennomført ved at arbeidsgiver og verneombudet går en runde i virksomheten og snakker med medarbeiderne og forbedringsmuligheter. Vi tar utgangspunkt i sjekklisten (vernerundeskjemaet) som ligger i kapitlet. Forhold som medfører umiddelbar fare for liv og helse, må løses der og da. Det psykososiale arbeidsmiljøet kartlegges gjennom årlige medarbeidersamtaler og/eller strukturerte personalmøter.

Om vår HMS håndbok

Oslo Lunsj HMS-håndbok bidrar til enhetlig praksis og etablering av retningslinjer og rutiner på områder som har med HMS å gjøre. Håndboken redegjør for hvilke krav, lover og retningslinjer Oslo Lunsj må forholde seg til, og hvordan vi ønsker at HMS-arbeidet utøves i virksomheten.

Organisering av HMS-arbeidet

Vår HMS-organisasjon:

      • Fakta om oss: Oslo Lunsj ble etablert 2013 og har pr 01.01.2022 30 ansatte (22 årsverk).
      • Daglig leder: Ariel Glaser
      • HMS-ansvarlig: May Angelie Quiambao
      • Verneombud: Jan Arne Øverås (telefon 99633653)

Verneombudet er arbeidstakernes representant i alle saker som angår arbeidsmiljøet og skal virke for gjennomføring av arbeidsmiljølovens målsetting, jf. arbeidsmiljøloven § 26. Verneombudet skal særlig påse (eksempel på oppgaver):at maskiner, tekniske innretninger og arbeidsprosesser ikke utsetter arbeidstakerne for fare at eventuelle verneinnretninger og personlig verneutstyr finnes og virker som det skal at arbeidstakerne får nødvendig instruksjon, øvelse og opplæring at arbeidet er tilrettelagt slik at arbeidstakerne kan utføre arbeidet på helse- og sikkerhetsmessig og forsvarlig måte. Verneombudene deltar på de vernerunder som skal gjennomføres i henhold til Oslo Lunsj sitt internkontrollsystem. Verneombudet har taushetsplikt om det de i forbindelse med utførelsen av sine oppgaver får vite om noens personlige forhold eller forhold som, hvis de ble gjort kjent, kunne skade virksomheten forretningsmessig eller på annen måte.

Bedriftshelsetjeneste
      • AKAN-kontakt:(legg inn navn og kontaktdata)
      • Arbeidsmiljøutvalg (AMU)-representanter: Leder: Jan Arne Øverås (telefon 99633653)
      • Vara: Pardis
      • AMU består av:
          • Ansattes representanter: Jan Arne Øverås (telefon 99633653)
          • Representanter for ledelsen: Ariel Glaser

AMU er et utvalg hvor både arbeidsgiver og arbeidstakersiden er representert med like mange representanter hver. AMU skal arbeide for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget er et samarbeidsutvalg bestående av representanter fra henholdsvis arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. Utvalgets primære oppgave er å være rådgivende for arbeidsgiver, men det kan i visse tilfelle fatte vedtak som binder arbeidsgiver. Utvalget skal bl.a. behandle spørsmål som angår den interne vernetjenesten (verneombudsordningen), bedriftshelsetjeneste, opplæring og instruksjon innen HMS og planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet (for eksempel endring av arbeidsprosesser, rasjonaliseringer, innkjøp av maskiner etc.). Arbeidsmiljøutvalget skal i tillegg behandle spørsmål (på overordnet nivå) om arbeidstakere med redusert arbeidsevne. AMU skal også gjennomgå rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker med sikte på å avklare årsaker og foreslå eventuelle tiltak for å hindre dette i fremtiden. Det avholdes møter mellom fire og åtte ganger i året.

Arbeidsmiljøutvalget i Oslo Lunsj har jevnlige møter, 2 ganger pr. år. Referat fra møtene legges inn i HMS-håndbokens kapittel Diverse.

Aktuelle lover og forskrifter

Her følger en oversikt på hvilke lover som gjelder for Oslo Lunsj:

Lover Oslo Lunsj leder Ariel Glaser er ansvarlig for å skaffe til veie de gjeldende forskrifter og lover som er aktuelle for virksomheten. Lover med tilhørende forskrifter som gjelder for Oslo Lunsj er:

      • Lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø
      • Lov av 11. juni 1976 nr. 79 om produktkontroll

Forskrifter

      • Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid (HMS-forskriften) av 1.1
      • Bruk av arbeidsutstyr

Veiledninger

      • Klima og luftkvalitet på arbeidsplassen. Lover, forskrifter og veiledninger som gjelder for Oslo Lunsj finnes hos Ariel Glaser

Krav til skriftlig dokumentasjon: 

      • Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten.
      • Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. 
      • Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet:
      • Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt
      • Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene
      • Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen
      • Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. 
      • Ved planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak. 
      • Sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølgning av sykefravær
      • (Andre krav som følger av andre lover, regler eller forskrifter)
Kartlegging av arbeidsmiljøet

Systematisk kartlegging av arbeidsmiljøet er et viktig utgangspunkt for godt HMS-arbeid. I vår kartlegging av arbeidsmiljøet legger vi vekt på å bedømme følgende faktorer:

      • Orden/renhold
      • Luftkvalitet/ventilasjon/temperatur
      • Støy
      • Belysning
      • Ergonomi
      • Kjemiske faktorer
      • Avfallshåndtering
      • Brannvern
      • Elektrisk utstyr
      • Førstehjelpsutstyr
      • Psykososiale forhold
      •  Annet?

Vi bruker vernerundeskjemaet som ligger i kapitlet Skjema. Forbedringsmuligheter nedtegnes i en handlingsplan (se kapitlet Handlingsplan). I handlingsplanen settes det opp en tidsfrist for gjennomføring av forbedringen, hvem som er ansvarlig for at tiltaket gjennomføres og kostnaden for gjennomføring av tiltaket. Handlingsplanen skal godkjennes av (fyll inavn) før den følges opp.

Kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet

I tillegg til vernerunder, kartlegger vi det psykososiale arbeidsmiljøet i virksomheten. Personalmøte om arbeidsmiljøet (strukturert gruppesamtale) Hensikten med en strukturert gruppesamtale er å få opp den enkeltes opplevelse av arbeidsmiljøet. Deltakerne velger selv hva de ønsker å ta opp, uten at det gis føringer fra lederen eller andre medarbeidere. Mal for en struktert gruppesamtale ligger i kapitlet Skjema.

Medarbeidersamtale
For å bidra til den enkeltes utvikling i sitt arbeid, praktiseres medarbeidersamtaler i Oslo Lunsj. Slike samtaler skal være en åpen samtale mellom leder og nærmeste underordnede om alle vesentligste sider ved arbeidsforholdet. Samtalen må være preget av gjensidighet. Medarbeidersamtalen, eller mål-, planleggings- og utviklingssamtalen, er et av de viktigste virkemidlene til realisering av virksomhetens strategi, knyttet opp til den enkelte medarbeiders behov for faglig og personlig utvikling. Alle ledere i Eksempelbedriften skal gjennomføre en årlig medarbeidersamtale med medarbeidere sine. Denne samtalen bør handle om tre forhold:

        1. Perioden som ligger bak oss. Evaluering av måloppnåelse siden forrige samtale. Analyse av årsaker til god/dårlig måloppnåelse.
        2. Situasjonen her og nå. Gjennomgang av overordnede rammer og føringer. Diskusjon, evaluering og analyse av individuelle oppgaver, forutsetninger og ansvar. Diskusjon av kollegiale forhold som virker inn på miljø og trivsel
        3. Perioden som ligger foran oss m Gjennomgang av overordnede strategier og planer og prioriteringer. Hva betyr dette for virksomheten, avdelingen og den aktuelle medarbeider

Konklusjonene fra samtalen bør dokumenteres, signeres og oppbevares av begge parter. Skjema for en medarbeidersamtale ligger i kapitlet Skjema.

Forberedelser til samtalen​
Formålet med samtalen er å kunne belyse konkrete og relevante forhold som innvirker på medarbeiderens totale jobbsituasjon, prestasjoner, og forutsetninger for å nå mål og utføre de oppgaver han/hun har. Avtal tid og sted i god tid før møtet skal finne sted. Legg samtalen til et uforstyrret sted – helst et nøytralt rom! Unngå å avbryte samtalen – det betyr telefon på lydløs, ikke se inn i PC-skjerm. Samtalen kan og bør ta tid. Sett av minimum 2 timer, men vær forberedt på at noen samtaler går raskere enn dette. Samtalen bør følge den strukturen som er angitt i de foregående avsnittene. Benytt derfor forberedelsesskjemaet som grunnlaget for en strukturert samtale, og sørg for at dere følger den kronologiske logikken det er lagt opp til (Se bakover, her og nå, så fremover). Forberedelsesskjema til samtalen ligger i kapitlet Skjema.

Gjennomføring av samtalen​
I de tilfelle hvor man har tidligere har hatt mål og utviklingssamtale med medarbeideren, er det naturlig å oppsummere hva som har skjedd siden forrige samtale. Selv om det er første gang samtalen gjennomføres eller at systematikken og strukturen ikke har blitt fulgt tidligere, vil det likevel være naturlig å søke å gjøre opp en slags status og enes om hva som har skjedd i det året som ligger bak oss. Lederen og medarbeideren har hver for seg gjort sine vurderinger som danner grunnlaget for samtalen. Det er av avgjørende betydning at man benytter tilstrekkelig tid for å belyse de enkelte

Oppfølging av samtalen​
Samtalen skal avdekke viktige forhold, og i de fleste tilfeller føre til konkrete tiltak. Det er derfor viktig at det blir foretatt oppfølging av de mål som er satt. Lederen er ansvarlig for, som et ledd i de daglige lederoppgavene, å melde tilbake til medarbeider status på tiltak og mål, og ellers iverksette tiltak. Endel tiltak vil ha fellespreg, gjeldende for flere medarbeidere. Det er derfor viktig at avdelingen utarbeider planer for at tiltakene blir gjennomført. Særlig viktig er det i forhold til opplærings- og utviklingstiltak, siden det vil være en del av kommende års handlingsplan for virksomheten eller i større virksomheter, avdelingen. For å sikre god oppfølging bør det også gjennomføres en halvårlig oppfølgingssamtale.

Handlingsplan

Følgende handlingsplan gjelder for 2023 og skal følges opp av ansvarlig person og i henhold til vedtatt fremdrift. 

Mål – hva skal gjøres (tiltak, ansvar, budsjett, frist)

  • Redusere sykefraværet. Følg forpliktelsene som IA-virksomhet (Navn) 0,
  • Kontinuerlig. Øke tilfredsheten blant de ansatte på to områder; arbeidsoppgaver og –vilkår, og arbeidsklima og –miljø.
  • Arrangere flere temadager og følge opp tiltak i avdelingene (Navn) 0,- Januar 2023.
  • Miljøfyrtårn. Resertifisering (Navn) 0,- September 2023.
  • Forbedre fysisk arbeidsmiljø, mindre rot Gangene må ryddes, merskapplass. Sommerryddesjau uke 26 (Navn) 5000,- (nye skap) August 2023
Sykefravær og skader

Skaderegistrering 
Etter Arbeidsmiljøloven § 20 skal arbeidsgiveren sørge for at alle personskader i virksomheten registreres. Også nestenulykker bør registreres med tanke på å iverksette tiltak for å hindre at ulykker skjer. Alle skader og nestenulykker må meldes til (fyll i navn), som sørger for registrering. I tillegg til intern registrering, skal alle personskader også meldes til trygdemyndighetene på blankett NAV 13-07.05. Punkter som kan være til hjelp ved registrering av ulykker og personskader i virksomheten:

      • Dato
      • Hvem var involvert?
      • Hva skjedde?
      • Årsak?

Tiltak for å hindre gjentakelse:

      • (Hva må gjøres? Ansvarlig person?
      • Frist?) 
      • Må det meldes til NAV, Arbeidstilsynet, politiet?

Sykefraværsregistrerig 
I henhold til Arbeidsmiljølloven § 20 plikter virksomheten å føre sykefraværsstatstikk og ha den tilgjengelig. Folketrygdlovens §25-2 pålegger også arbeidsgiveren å føre statistikk over sykefraværet og kunne redegjøre overfor trygdekontoret om muligheter for tilrettelegging eller attføring på arbeidsplassen. Sykefraværet registreres jevnlig slik at vi kan vurdere hva som kan forbedres for å unngå skader og sykdom relatert til arbeidssituasjonen i virksomheten. Registreringen gir også en oversikt over hvilke kostnader sykefraværet påfører virksomheten. Rapporter utarbeides hvert kvartal og hvert år. Hensikten med føring av sykefraværsstatistikk er å sette søkelys på sykefraværet, og at den skal være et hjelpemiddel for at arbeidsgiver og arbeidstaker i samarbeid kan iverksette og evaluere tiltak for å redusere sykefraværet. Skjema for sykefraværsregistrering ligger i kapitlet Skjema. 

Medvirkningsplikt ved sykdom 
Arbeidstaker har ved sykefravær såkalt medvirkningsplikt. Dette innebærer at han/hun skal samarbeide med virksomheten om tiltak som kan gjøre at han/hun kommer raskere tilbake i jobb.

Ved egen sykdom skal arbeidstaker:

      • informere arbeidsgiver om at han/hun er syk, og den antatte lengden på fraværet, dokumentere sykefraværet med egenmelding eller sykmelding
      • gi arbeidsgiver og NAV informasjon om funksjonsevnen (ved sykemelding)
      • samarbeide med arbeidsgiver slik at hensiktsmessige tilretteleggingstiltak kan iverksettes
      •  bidra til å lage oppfølgingsplan sammen med arbeidsgiver så tidlig som mulig, og senest innen 4
      • ukers tidspunktet for sykemelding.
      • møte til dialogmøte 1, 2 og ev. 3 som henholdsvis arbeidsgiver eller NAV innkaller til ved 7 uker, 26 uker og ev innen 12 måneders tidspunkt for sykemelding.
      • gi arbeidsgiver beskjed dersom sykdommen skyldes arbeidet eller forhold på arbeidsplassen. 

Oppfølging av sykemeldte – hvem skal gjøre hva når?

Dag 1-3. Arbeidsgiver skal:

      • Ha skjema for egenmelding.
      • Ved fravær over flere dager, ta kontakt med arbeidstaker.
      • Sørge for at fraværet blir registrert. Arbeidsgiver plikter å føre statistikk over sykefravær og over fravær ved barns sykdom. Statistikken er ment til bruk internt i virksomheten, og vil kunne være et nyttig verktøy i arbeidet med å redusere sykefraværet. Statistikken skal være tilgjengelig for kontroll av Arbeidstilsynet og NAV-kontoret. NAVs veiledning for føring av sykefravær finner du under skjemaer og maler.

Arbeidstaker skal:

      • Gi beskjed til arbeidsgiver om fravær.
      • Si fra om tidsperspektivet på fraværet. Innen 4 uker

Arbeidsgiver skal:

      • Utarbeide oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstaker, også når arbeidstaker er gradert sykmeldt.
      • Planen skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne, oversikt over aktuell tilrettelegging eller tiltak i arbeidsgivers regi, evt. med virkemidler fra NAV og en plan for videre oppfølging.
      • Oppfølgingsplanen skal sendes sykmelder innen 4 uker og NAV innen 9 uker. Manglende oppføgingsplan og dialogmøte,kan medføre en bort på kr.5000.- for hver forsømmelse fra arbeidsgiver Arbeidstaker skal:
      • Informere om egen funksjonsevne og tidsperspektiv på fraværet.
      • Bidra til å finne løsninger som gjør at vedkommende kommer raskest mulig tilbake i arbeid.
      • Være innstilt på å gjøre andre arbeidsoppgaver, hvis dette kan bidra til raskere tilbakevending til arbeid.
      • Manglende medvirkning kan medføre tap av sykepenger Lege/sykmelder skal:
      •  Motta oppfølgingsplan fra arbeidsgiver innen 4 uker.
      • Skrive sykemelding dersom det er nødvendig med fravær utover egenmeldingsperioden.
      • Løpende vurdere gradert sykmelding.
      • Kan ilegges gebyr på om lag 10 000 kroner dersom hun/han uten gyldig grunn unnlater å møte til 7 dialogmøter i løpet av 24 måneder (etter varsel).
      • NAV:
      • Skal ha tilsendt oppfølgingsplan og rapporteringsskjema innen 9 uker. Innen 7 uker

Arbeidsgiver skal:

      • Innkalle arbeidstaker, BHT, dersom man har pålagt BHT, og sykmelder (-med mindre arbeidstaker ikke ønsker det) til dialogmøte. Sykmelder kan også delta på telefon. Dialogmøtet skal omhandle innholdet i oppfølgingsplanen og avklare om det er aktuelt med tiltak på arbeidsplassen.
      • Arbeidsgiver skal sende skriftlig melding fra møtet til NAV. Arbeidstaker skal:
      • Delta på dialogmøtet med arbeidsgiver, BHT og evt. lege/sykemelder. Det er møteplikt på dialogmøtet, dersom det ikke er medisinske grunner som forhindrer det.

Tillitsvalgt/verneombud:

      • Kan delta i dialogmøtet dersom den ansatte ønsker det.
      • Lege/sykmelder skal:
      • Delta på dialogmøtet dersom det kommer innkalling og eventuelt gi beskjed til arbeidsgiver dersom det er medisinsk utilrådelig at arbeidstaker møter på dialogmøtet.

Bedriftshelsetjenesten skal:

      • Delta i dialogmøtet i virksomheter som har pålagt bedriftshelsetjeneste

NAV skal:

      •  Få tilsendt oppfølgingsplan og rapporteringsskjema innen 9 uker, samt beskjed om rutinene er overholdt. Dersom NAV ikke mottar oppfølgingsplanen og rapporteringsskjema innen 9 uker kan arbeidsgiver etter 3 ukers varsel (hvor de har mulighet til å korrigere) ilegges et gebyr på 5000 kroner.
      • Kan også ilegge arbeidsgiver gebyr på 5000 kroner per manglende overholdelse av reglene om dialogmøte 1 og 2 (etter varsel).
      • Vurdere muligheter for den sykmeldte i eller utenfor virksomheten. Innen 8 uker

Lege/sykmelder skal:

      • Skrive utvidet legeerklæring hvor de medisinske grunnene til fraværet er beskrevet og dokumentert

NAV skal:

      • Vurdere kravet om arbeidsrelatert aktivitet for arbeidstakeren
      • Avgjøre om det fortsatt er grunnlag for rett til sykepenger Innen 9 uker

Arbeidsgiver skal:

      • Sende inn oppdatert oppfølgingsplan og rapporteringsskjema innen uke 9 til NAV. Hvis ikke dette blir gjort kan arbeidsgiver etter 3 ukers varsel motta ett gebyr på 5000 kroner for hver overtredelse

NAV skal:

      •  Registrer om oppfølgingsplan og rapporteringsskjema er innkommet og om dialogmøte er gjennomført Innen 26 uker

Arbeidsgiver skal:

      • Sende inn oppdatert oppfølgingsplan senest 1 uke før dialogmøte 2.
      • Delta på nytt dialogmøte som arrangeres av NAV. Det skal foreligge en beskrivelse av hvilke bedriftsinterne tiltak som er gjennomført, eventuelt om det er vurdert og vist seg umulig å gjennomføre.
      • På dialogmøte 2 kan du også be om at NAV skal innkalle til dialogmøte 3

Arbeidstaker skal:

      • Delta på dialogmøtet, med mindre det er medisinske grunner som forhindrer det.

Tillitsvalgt/verneombud:

      • Kan delta i dialogmøtet, dersom den ansatte ønsker det.

Lege/Sykmelder skal:

      • Delta på dialogmøtet dersom NAV anser det hensiktsmessig

NAV skal:

      • Innkalle til dialogmøte senest etter 26 uker. Tema er oppfølgingsplanen og muligheter for løsninger på arbeidsplassen, samt om det er behov for bistand til arbeidsrettede tiltak utenfor arbeidsplassen. Ved 1 års sykemelding

Arbeidsgiver skal:

      • Arbeidsmiljøloven har regler som særskilt verner en syk arbeidstaker mot oppsigelse for en periode på 12 måneder regnet fra arbeidsuførheten inntrådte. Etter denne verneperioden gjelder fortsatt krav om saklig grunn til oppsigelse. Tilretteleggingsplikten gjelder så lenge arbeidsforholdet består.

Arbeidstaker skal:

      • I samarbeid med NAV vurdere om det er behov for rehabilitering eller yrkesrettet attføring.

Lege/sykmelder skal:

      • Vurdere om arbeidstakeren fortsatt er arbeidsufør med behov for andre ytelser fra NAV.

NAV skal:

      • Vurdere yrkesrettet attføring eller rehabilitering på nytt.
Brannsikkerhet

Brannvern og brannsikkerhet i Oslo Lunsj. Branninstruks og oversikten over rømningsveier finnes på følgende sted/steder: Ariels kontor og i loftsetasjen

Brannvernteknisk utstyr

      • Vi har 4 stk. brannslanger plassert: kjøkken
      • Vi har 4stk. brannslukkingsapparater plassert: kjøkken
      • Øvrig brannvernteknisk utstyr: kjøkken
      • Test og vedlikehold utføres av: Ariel Glaser
      • Brannøvelse
      • Vi arrangerer brannøvelse 2 ganger i året.

Branninstruks
Hva skal du gjøre ved varsel om brann eller i en brannsituasjon?

Ved brann:

      • Påse at alle blir varslet.
      • Alle skal forlate bygget omgående.
      • Lukk alle dører og vinduer så brann og røyk sprer seg minst mulig.
      • Gå deretter raskt ut av bygningen.
      • Møt opp på din faste møteplass.

Om det brenner:

      • Varsle: Meld fra til personer som er i umiddelbar fare.
      • Meld fra til brannvesenet på telefon 110
      • Redde: Bistå med evakuering til det fri.
      • Slokke: Prøv å slokke med brannslange eller håndslokkeapparat eller å kvele ilden med teppe eller lignende.
      • Rekkefølgen av de ovennevnte punktene må du avgjøre selv ut i fra den aktuelle situasjonen. Du må likevel alltid sørge for å tilkalle hjelp.

Hold deg alltid orientert om:

      • Rømningsveier fra bygget
      • Slokkeutstyrets plassering
      • Møteplass ved evakuering
Andre sikkerhetsforhold

El–sikkerhet
Det gjennomføres en enkel kartlegging av el. sikkerhet X ganger i året. Det gjennomføres fagmessig kartlegging av el-sikkerhet hvert X. år.

Førstehjelpsutstyr
Oslo Lunsj har førstehjelpsutstyr utplassert her:
Førstehjelpsutstyr Område

      • Hjertestarter Ariels kontor
      • Førstehjelpsvegg Kantine
      • Stor førstehjelps koffert Lager

Avfall:

      • Rutiner for avfallshåndtering skal bidra til å redusere avfallsmengde, forurensing, brannfare og skader på personer og utstyr.
      • Vi sorterer avfallet som deretter blir hentet av vaktmestertjenesten i.
      • Avfallet blir håndtert i tilsvarende fraksjoner ut av huset. 

Papp og papir
Vaktmesteren henter papp og papir X ganger i uken og kaster dette i egnet beholder på søppelrommet. Der hentes det X gang i uken og fraktes videre til resirkulering.

Sikkerhetsdatablad og kjemisk helsefare:
Oversikt over Oslo Lunsj kjemikaliebruk

      • l Zalo vaskemiddel sikkerhetsdatablad
      • l Sun oppvaskmiddel sikkerhetsdatablad
      • l Gulvvaskemiddel sikkerhetsdatablad

Personlig verneutstyr
Følgende verneutstyr skal være på plass og brukes i Oslo Lunsj:
Verneutstyr Område

      • Eksempel: Vernesko Lagerarbeid
      • Eksempel: Hjelm Byggeplass

Håndtering av innbrudd:

Dersom innbrudd oppdages skal politiet umiddelbart kontaktes

      1. Varsle nærmeste leder
      2. Sikre området slik at evt. spor ikke blir ødelagt
      3. Hold igjen vitner til politiet kommer eller få navn på vitner som ønsker å dra (sjekk ID)
      4. Dersom politiet ikke kan komme med det første må åstedet sikres. Kontaktglassmester/vaktmester.Dersom arbeidsdagen begynner må det etableres arbeidsplasser andre steder og evt. annet området for kunder.
      5. Varsle forsikringsselskapet for vurdering av skadeomfang/erstatning
      6. Når åstedet er frigitt av politiet må området (etter avtale med forsikring) ryddes og skader
      7. repareres
      8. Når vanlig drift er gjenopprettet må rutinene gjennomgås og eventuelle svakheter ved sikringen utbedres

Håndtering av tyver:

      1. Vær sikker på at tyveri har funnet sted. Siste betalingspunkt skal være passert før du griper inn.
      2. Av sikkerhetsgrunner bør du helst ikke være alene når du tar kontakt med mistenkte. Bruker bedriften vaktselskap, kontakt dette!
      3. Har virksomheten eller senteret etablerte rutiner for håndtering av slike saker, følg disse!
      4. Opptre rolig og behersket.
      5. Tilkjennegi hvem du er og be vedkommende om å bli med til et rom der dere kan snakke sammen.
      6. Gå bak vedkommende for å unngå at han kaster fra seg varer underveis.
      7. Bruk et på forhånd utpekt rom til samtalen. Unngå kontorer som inneholder verdier og gjenstander som kan brukes som slagvåpen.
      8. Det bør være to tilstede under samtalen.
      9. Konfrontere vedkommende med mistanken og be ham vise frem innholdet i poser, vesker, lommer og lignende. Husk at dette må skje frivillig. Ransaking er et straffeprosessuelt tvangsmiddel som bare kan brukes av politiet etter nærmere bestemt beslutning.
      10. Dersom mistenkte er villig til å vise frem det han har i sin besittelse, skilles betalt fra ubetalt.
      11. Finner du ubetalte varer som stammer fra forretningen og ikke kan dokumenteres betalt, skal mistenkte opplyses om at saken kan komme til å bli politianmeldt.
      12. Fyll ut anmeldelsesskjema som om mulig undertegnes av mistenkte dersom vedkommende erkjenner forholdet. Hvis forholdet ikke erkjennes, kontakt politiet.
      13. Be mistenkte dokumentere sin identitet ved id-kort eller lignende. Motsetter han seg dette, kontaktes politi eller vekter.
      14. Noter ned hendelsesforløpet, det kan ha betydning dersom mistenkte ikke erkjenner forholdet eller senere går tilbake på sin forklaring. Noter også ned navn og adresse på eventuelle vitner.
      15. Anmeld som hovedregel forholdet. Husk at gyldig påtalebegjæring alltid må følge anmeldelsen.

Hvordan skal en anmeldelse utformes?

      • Det er viktig at den straffbare handling beskrives nøye, men likevel lettfattelig. Videre er det viktig med en god beskrivelse av evt. gjerningsmannen (eller personalia er riktig skrevet ned, kontroller om mulig identiteten). Anmeldelsen må også være lett leselig. Gyldig påtalebegjæring og eventuelt fullmakt til å begjære påtale må foreligge.

Håndtering av ran:

      • Følg ranerens instrukser
      • Bevar fatningen. Tenk egen, kollegenes og kundenes sikkerhet
      • Forsøk å utløse eventuell alarm så snart dette kan skje uten fare for egen eller andres sikkerhet
      • Observer typiske kjennetegn hos raneren: utseende, påkledning, alder, høyde og spesielle antrekk
      • Prøv å oppfatte navn, språk og dialekt

Håndtering av trusler:

      • Opptre rolig
      • Lytt og vær observant
      • Forklar tydelig hva som er mulig, og hva som ikke kan la seg gjøre
      • Bruk et enkelt språk og hver konkret
      • Vær hjelpsom
      • Ikke vær dominerende eller underkastende
      • Hold en passende avstand
      • Tenk på selvbildet til vedkommende og at vedkommende må oppleve at han/hun har kontroll over situasjonen
      • Ta deg god tid og ikke gjør noe forhastet
Beredskap
      • Melding om skader og ulykker utføres av: Ariel Glaser
      • Viktige telefonnummer er:
          • Brann: 110
          • Politi: 112
          • Medisinsk nødtelefon: 113
          • Ansvarlig leder: (fyll i telefonnummer)
          • Arbeidstilsynet: 815 48 222
          • Forsikring: (fyll i telefonnummer)
Avvikshåndtering

Hensikten med vårt HMS-arbeid er å bidra til en kontinuerlig utvikling av virksomheten, og da er handling et stikkord. Dersom det oppdages feil eller mangler, må dette utbedres. 

Å rette opp avvik (avviksbehandling) Hvis våre rutiner (prosedyrer og instrukser) ikke følges, og det oppstår nestenulykker, feil eller andre uheldige forhold, skal feilen om mulig rettes straks. Avvik varsles til ledelsen.

Å forebygge avvik (korrigerende tiltak) Avvik av alvorlig art eller som gjentar seg ofte skal korrigeres slik at de ikke kan oppstå på nytt.Forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med de som blir berørt og kan f.eks. være innskjerping av rutiner, klarere ansvarsforhold eller tekniske forbedringer. Nødvendige endringer gjøres i HMS–håndboken.

Kartlegging av om vi har avvik. I tillegg gjennomføres det kartlegging av arbeidsmiljø X gang(er) i året. Registrering av avvik. Avvik registreres på et avviksskjema. Avviksskjemaene leveres umiddelbart til (fyll i navn). Avviksskjema ligger i kapitlet Skjema. Varsling av avvik, uønskede hendelser og kritikkverdige forhold

Oslo Lunsj er en åpen arbeidsplass som setter hensynet til helse, miljø og sikkerhet høyt. De ansatte skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstakerne skal delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet,og aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk form å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. 

I tråd med arbeidsmiljølovens § 2-4 har arbeidstaker rett til å varsle om kritikkverdige forhold i. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med aml § 2-4 er forbudt. (Jfr. aml § 2-5). Arbeidsgiver har ansvar for å sørge for et godt ytringsfrihetsklima. (Jfr. Aml § 3-6).

Slik varsles avvik i Oslo Lunsj:

      • Varsling skjer i første rekke til nærmeste leder, som utbedrer forholdet det varsles om. på Skjemaet nedenfor skal brukes ved varsling, og skal følge saken med dato og underskrifter av de involverte i henhold til punktene i denne prosedyren.
      • Hvis varsling til leder ikke fører fram, kontaktes verneombud eller tillitsvalgt.
      • Verneombud/tillitsvalgt tar på nytt opp varslet med leder. I større virksomheter med flere ledernivåer følg punkt 4 og 5.
      • Hvis saken ikke lar seg løse på avdelingsnivå, skal avdelingsleder ta den opp med direktør.
      • Hvis avdelingsleder er involvert i de kritikkverdige forholdene, kan verneombud/tillitsvalgt ta saken direkte opp med direktøren.
      • Hvis de kritikkverdige forholdene opprettholdes etter at ovennevnte prosedyre er gjennomført, kan verneombud/tillitsvalgt eller varsleren selv ta saken opp med styreleder.
      • Hvis saken fortsatt ikke er løst, kan verneombud/tillitsvalgt eller varsleren selv ta saken opp med offentlige tilsynsmyndigheter.
      • Prosedyren i punktene 1-7 skal følges før en varsler kan ta saken opp i det offentlige rom gjennom ulike mediekanaler. Varslingsskjemaet i kapitlet Skjema brukes for å melde fra om avvik, uønskede hendelser, kritikkverdige forhold og feil og mangler, samt forslag til løsning av problemene.
Gjennomgang av HMS-systemet/revisjon

Virksomhetens rutiner for gjennomgang og oppdatering av HMS-systemet ser slik ut:

      1. Vi gjennomgår HMS-systemet 1 gang(er) hvert år.
      2. Den årlige gjennomgangen foretas i fellesskap av arbeidsgiver og verneombud eller en annenrepresentant for de ansatte.
      3. Siste gjennomgang ble foretatt (dato): 01.01.2023
      4. HMS-håndboken inneholder kun siste gyldige eksemplarer av retningslinjer og instrukser.
      5. Håndboken oppdateres når vi har gjort endringer. HMS-håndboken ble sist oppdatert (revidert): 01.01.2023
      6. Hensikten med gjennomgang av vårt HMS-system er å sjekke ut:
        1. Er HMS-systemet vårt hensiktsmessig in forhold til virksomhetens behov her og nå? (har vi de retterutinene, for mange, for få?
        2. Er systemet vårt etterlevd? 
        3. Er systemet oppdatert?
Oppdatering av HMS-håndboken

HMS-håndboken oppdateres når det er skjedd en endring som gjør dette nødvendig. Alle registreringer vi har gjort for å dokumentere at vi etterlever våre prosedyrer (rutiner), lover og forskrifter blir spart i kapitlet Arkiv. Her oppbevares de i minst et år.

Diverse

Eksempel på viktige dokument

      • Kursbevis
      • Referat fra AMU-møte
Skjema

Under finner dere link til en rekke skjemaer som skal benyttes: 

Skroll til toppen